monday.com hat sich in den letzten Jahren zu einem der beliebtesten Projektmanagement-Tools entwickelt. Kein Wunder – die Plattform ist intuitiv, flexibel und lässt sich an praktisch jede Arbeitsweise anpassen. Aber wie bei jedem mächtigen Tool gilt auch hier: Mit großer Macht kommt große Verantwortung. Oder anders gesagt: Nur weil du monday.com installiert hast, heißt das noch lange nicht, dass dein Team automatisch produktiver wird.
Nach unzähligen Projekten, gescheiterten Boards und wieder aufgebauten Workflows habe ich einige wichtige Lektionen gelernt. In diesem Artikel teile ich mit dir die wichtigsten Best Practices, die den Unterschied zwischen einem chaotischen monday.com-Setup und einem echten Produktivitäts-Booster ausmachen.
Die Grundlagen: Deine Board-Struktur ist alles
Bevor wir zu den ausgefeilten Tricks kommen, müssen wir über das Fundament sprechen: deine Board-Struktur. Ich habe schon Teams gesehen, die 50+ Boards hatten, von denen niemand mehr wusste, wofür sie eigentlich da waren. Das ist der sichere Weg ins Chaos.
Weniger ist mehr – aber strukturiert
Starte mit wenigen, aber durchdachten Boards. Eine bewährte Struktur könnte so aussehen:
Hauptboards:
- Projektübersicht (für alle laufenden Projekte)
- Team-Tasks (für wiederkehrende Aufgaben)
- Backlog (für zukünftige Ideen und Projekte)
- Ressourcen-Management (für Equipment, Budgets, etc.)
Spezialboards:
- Kundenmanagement
- Marketing-Kampagnen
- Entwicklungssprints
Der Trick ist, nicht für jeden kleinen Bereich ein eigenes Board zu erstellen. Nutze stattdessen Groups innerhalb deiner Boards, um Ordnung zu schaffen.
Die Namenskonvention, die dein Leben rettet
Hier ein Tipp, der dir später viel Zeit spart: Entwickle eine einheitliche Namenskonvention für deine Boards, Groups und Items. Ich verwende gerne:
- Boards:
[Bereich] - Zweck(z.B. „Marketing – Kampagnen 2024“) - Groups:
Phase/Status - Beschreibung(z.B. „In Bearbeitung – Q1 Projekte“) - Items:
[Projekt] - Aufgabe(z.B. „Website Relaunch – Wireframes erstellen“)
Das mag am Anfang übertrieben wirken, aber glaub mir: Nach einem halben Jahr wirst du dankbar sein, wenn du sofort erkennst, worum es geht.
Spalten-Setup: Die Kunst der richtigen Datenstruktur
monday.com lebt von seinen Spalten. Sie sind das Herzstück deines Workflows. Aber hier machen viele den Fehler, entweder zu wenige oder zu viele Spalten zu erstellen.
Die Must-Have Spalten
Diese Spalten sollten in praktisch jedem Board vorhanden sein:
Status-Spalte: Klar, ist Standard, aber definiere deine Status-Optionen sorgfältig. Statt nur „To Do“, „In Progress“, „Done“ verwende ich gerne:
- Backlog
- Geplant
- In Bearbeitung
- Review
- Abgeschlossen
- Pausiert
Verantwortliche Person: Immer nur eine Person pro Task! Geteilte Verantwortung ist keine Verantwortung.
Deadline: Selbsterklärend, aber nutze auch die Zeiterfassung, um realistische Deadlines zu setzen.
Priorität: Verwende ein konsistentes System. Ich arbeite mit:
- 🔴 Kritisch (Drop everything)
- 🟡 Hoch (Diese Woche)
- 🟢 Normal (Nächste zwei Wochen)
- 🔵 Niedrig (Irgendwann)
Erweiterte Spalten für Power-User
Zeiterfassung: Nutze die Time Tracking-Funktion nicht nur für Billing, sondern auch für Schätzungen zukünftiger Projekte.
Abhängigkeiten: Die Dependency-Spalte ist Gold wert bei komplexen Projekten. Aber übertreibe es nicht – zu viele Abhängigkeiten machen dein Board unleserlich.
Tags: Perfekt für Kategorisierung und Filterung. Ich verwende Tags für:
- Projekttypen (Design, Development, Marketing)
- Dringlichkeit (Hot, Normal, Cold)
- Ressourcen (Internal, External, Freelancer)
Budget/Kosten: Wenn du mit Budgets arbeitest, tracke sie direkt in monday.com. Die Formeln können automatisch Restbudgets berechnen.
Automatisierung: Lass die Maschine arbeiten
Hier wird es spannend. monday.com’s Automatisierung ist ein Game-Changer, aber nur wenn du sie richtig einsetzt. Fang klein an und baue nach und nach aus.
Starter-Automatisierungen
Status-Updates: „Wenn Status zu ‚Abgeschlossen‘ geändert wird, dann benachrichtige Team-Leader und setze Due Date auf heute.“
Deadline-Erinnerungen: „Wenn Due Date in 2 Tagen ist und Status nicht ‚Abgeschlossen‘, dann sende Erinnerung an Verantwortliche.“
Projektstart: „Wenn neues Item erstellt wird, dann weise automatisch Standard-Verantwortliche zu und setze Status auf ‚Geplant‘.“
Fortgeschrittene Automatisierungen
Approval-Workflows: „Wenn Status zu ‚Review‘ geändert wird, dann erstelle Subtask ‚Review durchführen‘ und weise sie dem Projektmanager zu.“
Eskalation: „Wenn Item 3 Tage überfällig ist, dann ändere Priorität zu ‚Kritisch‘ und benachrichtige Abteilungsleiter.“
Projektabschluss: „Wenn alle Subtasks abgeschlossen sind, dann setze Haupttask auf ‚Abgeschlossen‘ und versende Summary-Report.“
Die Faustregel: Automatisiere alles, was du mehr als 5 Mal am Tag manuell machst.
Dashboard-Design: Deine Kommandozentrale
Dashboards sind deine Übersicht über alles, was wichtig ist. Aber ich sehe ständig überladene Dashboards, die mehr verwirren als helfen.
Das perfekte Manager-Dashboard
Projekt-Übersicht: Ein Widget, das alle laufenden Projekte mit Status und Deadline zeigt.
Team-Workload: Sieh auf einen Blick, wer überlastet ist und wer Kapazitäten hat.
Kritische Deadlines: Alle Tasks mit roter Priorität oder nahenden Deadlines.
Budget-Tracking: Wenn relevant, zeige Budget-Status der wichtigsten Projekte.
Team-Performance: Wer schließt Tasks ab, wer braucht Support?
Das Team-Dashboard
Meine Tasks: Personalisierte Ansicht der eigenen Aufgaben.
Team-Kalender: Upcoming Deadlines und Milestones.
Projekt-Progress: Wie weit sind wir mit den aktuellen Projekten?
Ressourcen: Links zu wichtigen Dokumenten und Tools.
Kommunikation: Updates, die tatsächlich gelesen werden
monday.com ist nicht nur ein Task-Manager, sondern auch ein Kommunikations-Hub. Nutze diese Funktion richtig.
Update-Etikette
Sei spezifisch: Statt „Arbeite daran“ schreibe „Habe 3 von 5 Wireframes fertiggestellt. Erwarte Abschluss bis morgen Mittag.“
Nutze @-Mentions gezielt: Nicht jeden bei jedem Update taggen. Nur die, die wirklich informiert werden müssen.
Bilder sagen mehr: Screenshots, Mockups und Fotos machen Updates viel verständlicher.
Status-Updates: Bei wichtigen Änderungen erkläre das „Warum“, nicht nur das „Was“.
Effektive Meetings mit monday.com
Bereite Meetings vor, indem du:
- Relevante Boards im Meeting-Room öffnest
- Spezifische Items als Agenda-Punkte nutzt
- Entscheidungen direkt als Updates dokumentierst
- Action Items während des Meetings erstellst
Templates: Deine Geheimwaffe für Konsistenz
Templates sind der Schlüssel zu konsistenten Workflows. Aber erstelle sie nicht zu früh – warte, bis du einen bewährten Prozess hast.
Projekt-Templates
Standardprojekt-Template: Alle wiederkehrenden Phasen (Briefing, Konzept, Umsetzung, Review, Launch) mit Standard-Subtasks.
Kundenproject-Template: Inklusive Onboarding-Checkliste, Kommunikations-Touchpoints und Abschluss-Prozess.
Sprint-Template: Für agile Teams mit Planning, Development, Testing und Review-Phasen.
Task-Templates
Content-Erstellung: Von Briefing über Recherche bis zur Veröffentlichung.
Bug-Fixing: Standardprozess für Fehlerbehandlung mit Prioritäten und Eskalationsstufen.
Onboarding: Neue Mitarbeiter systematisch einarbeiten.
Integrations: monday.com als Zentrale deines Tech-Stacks
monday.com wird erst richtig mächtig, wenn du es mit deinen anderen Tools verbindest.
Must-Have Integrationen
Gmail/Outlook: E-Mails direkt in monday.com umwandeln und verfolgen.
Slack/Teams: Wichtige Updates automatisch in relevante Channels posten.
Google Drive/OneDrive: Dateien direkt in Items einbetten und bearbeiten.
Calendly/Zoom: Meetings automatisch als Tasks erstellen.
Power-User Integrationen
Zapier: Verbinde monday.com mit praktisch allem anderen (über 3000 Apps).
Time-Tracking Tools: Toggl, Harvest oder RescueTime für detailliertes Zeitmanagement.
CRM-Systeme: Salesforce, HubSpot oder Pipedrive für nahtlose Kundenbetreuung.
Development Tools: GitHub, Jira oder GitLab für Entwicklungsteams.
Performance-Optimierung: Schnell bleiben, auch bei Wachstum
Je mehr du monday.com nutzt, desto langsamer kann es werden. Hier sind Tipps, um Performance-Probleme zu vermeiden:
Board-Hygiene
Archiviere alte Projekte: Nicht löschen, aber aus dem aktiven Arbeitsbereich entfernen.
Reduziere Spalten: Zu viele Spalten verlangsamen das Laden erheblich.
Nutze Filter: Statt alle Items zu zeigen, filtere nach Relevanz.
Limitiere Automatisierungen: Zu viele Automatisierungen können das System verlangsamen.
Daten-Management
Regelmäßige Bereinigung: Lösche unnötige Dateien und Updates.
Komprimiere Bilder: Große Bilder in Updates verlangsamen das Laden.
Nutze externe Links: Statt alles in monday.com zu speichern, verlinke zu externen Dokumenten.
Häufige Fehler und wie du sie vermeidest
Nach Jahren der monday.com-Nutzung sehe ich immer wieder dieselben Fehler. Hier sind die wichtigsten:
Der „Über-Strukturierer“
Problem: Zu viele Boards, Groups und Spalten ohne klaren Zweck. Lösung: Frage bei jeder neuen Struktur: „Macht das den Workflow wirklich einfacher?“
Der „Update-Müde“
Problem: Tasks werden erstellt, aber nie aktualisiert. Lösung: Implementiere tägliche/wöchentliche Review-Routinen.
Der „Notification-Spammer“
Problem: Alle bekommen alle Benachrichtigungen. Lösung: Nutze @-Mentions gezielt und konfiguriere persönliche Notification-Einstellungen.
Der „Template-Verweigerer“
Problem: Jedes Projekt wird von null aufgebaut. Lösung: Investiere Zeit in gute Templates – sie sparen langfristig Stunden.
Skalierung: Vom kleinen Team zum Unternehmen
monday.com wächst mit deinem Team mit, aber du musst den Übergang aktiv gestalten.
Kleine Teams (2-10 Personen)
- Ein zentrales Board pro Projekt
- Direkte Kommunikation über Updates
- Einfache Automatisierungen
- Wöchentliche Reviews
Mittlere Teams (10-50 Personen)
- Bereichsspezifische Boards
- Team-Dashboards
- Erweiterte Automatisierungen
- Rollen und Permissions
Große Teams (50+ Personen)
- Hierarchische Board-Struktur
- Abteilungs-Dashboards
- Umfassende Automatisierungen
- Dedizierte monday.com-Administratoren
monday.com zu meistern ist ein Prozess. Fang klein an, experimentiere, und baue nach und nach aus. Die wichtigsten Punkte nochmal zusammengefasst:
- Struktur vor Features: Erst eine klare Organisation, dann die ausgefeilten Funktionen.
- Konsistenz ist König: Einheitliche Namenskonventionen und Workflows sind wichtiger als perfekte Automatisierungen.
- Kommunikation über Technik: Das beste Tool hilft nichts, wenn das Team nicht mitspielt.
- Weniger ist mehr: Lieber wenige, gut durchdachte Boards als viele chaotische.
- Kontinuierliche Verbesserung: Hinterfrage regelmäßig deine Workflows und optimiere sie.
monday.com ist ein mächtiges Tool, aber es ist nur so gut wie die Menschen, die es verwenden. Investiere Zeit in Training, halte deine Struktur sauber, und vor allem: Hab Geduld mit dem Lernprozess. Die Produktivitätssteigerung kommt nicht über Nacht, aber wenn sie kommt, ist sie wert.
Was sind deine Erfahrungen mit monday.com? Welche Tipps würdest du anderen Teams geben? Die Reise zur perfekten Projekt-Organisation ist nie zu Ende – aber mit den richtigen Grundlagen wird sie deutlich angenehmer.
