Datenimport in monday.com – 4 Wege, deine Daten sauber reinzubekommen

Till Freitag4. März 20265 min read

TL;DR: „Es gibt keinen 'besten' Importweg – nur den, der zu deiner Datenmenge, Frequenz und Team-Kompetenz passt."

— Till Freitag

Warum der Import-Weg entscheidend ist

Bevor du monday.com produktiv nutzt, musst du eines lösen: Wie kommen die Daten rein? Ob Migration aus einem Alt-System, regelmäßiger Datenabgleich oder einmaliger Massenimport – der richtige Weg spart Stunden und verhindert Chaos.

Wir sehen bei unseren Kunden vier Ansätze, die sich in Komplexität, Flexibilität und Automatisierungsgrad unterscheiden.

Option 1: Excel/CSV-Import über das monday.com Interface

Der einfachste Weg – direkt in monday.com eingebaut.

So funktioniert's

Board öffnen → „…" Menü → Import
Excel- oder CSV-Datei hochladen
Spalten mappen (monday.com erkennt Spaltentypen automatisch)
Import bestätigen

Wann sinnvoll

Einmalige Migration aus einem Alt-System (Spreadsheet, altes CRM)
Kleine bis mittlere Datenmengen (bis ca. 5.000 Zeilen)
Kein technisches Know-how im Team nötig

Grenzen

Keine Automatisierung – jeder Import ist Handarbeit
Duplikaterkennung muss manuell passieren
Komplexe Datenstrukturen (Verknüpfungen, Subitems) sind schwer abbildbar
Bei großen Dateien (>10.000 Zeilen) wird es langsam und fehleranfällig

Tipp

Bereite deine Datei vor dem Upload auf: Einheitliche Datumsformate, keine Leerzeilen, saubere Spaltennamen. Das spart dir 80 % der Nacharbeit.

Option 2: Middleware-Import (make.com, Zapier, n8n)

Middleware-Plattformen sind der Sweet Spot zwischen Flexibilität und Einfachheit.

So funktioniert's

Du baust ein Szenario (make.com) oder einen Zap (Zapier), das Daten aus einer Quelle liest und als Items in monday.com anlegt.

Beispiel mit make.com:

Trigger: Neue Zeile in Google Sheets
Transformation: Felder mappen, Daten bereinigen
Aktion: Item in monday.com Board erstellen

Wann sinnvoll

Regelmäßige Imports aus externen Quellen (CRM, Formulare, Datenbanken)
Daten-Transformation nötig (Felder umbennen, Werte konvertieren)
Bidirektionaler Sync gewünscht (monday ↔ anderes System)

Stärken

Visueller Builder – kein Code nötig
Fehlerbehandlung und Retry-Logik eingebaut
Scheduling (stündlich, täglich, bei Trigger)
Hunderte vorgefertigte Konnektoren

Grenzen

Kosten pro Operation (bei make.com ab 10.000 Ops/Monat relevant)
Rate Limits bei großen Datenmengen
Komplexe Logik wird in visuellen Buildern schnell unübersichtlich

Option 3: Custom Import-Skripte via monday.com API

Für Teams mit Dev-Kapazität oder technisch versierte Power-User.

So funktioniert's

Die monday.com API ist GraphQL-basiert. Ein typisches Import-Skript:

// Beispiel: Items per API erstellen
const mutation = `
  mutation {
    create_item (
      board_id: 123456789,
      item_name: "Neuer Kunde",
      column_values: "{\"status\": {\"label\": \"Neu\"}, \"text\": \"Kontaktdaten\"}"
    ) {
      id
    }
  }
`;

Wann sinnvoll

Massenimport (10.000+ Datensätze)
Komplexe Datenstrukturen (Subitems, Verknüpfungen, Dateien)
Einmalige Migration aus Datenbanken oder APIs
Volle Kontrolle über Fehlerbehandlung und Logging

Best Practices

Batch-Verarbeitung: Nicht jede Zeile einzeln, sondern in Blöcken von 50–100
Rate Limiting beachten: monday.com erlaubt ~5.000 API-Calls/Minute
Fehlerprotokoll führen: Welche Zeilen fehlgeschlagen sind und warum
Dry Run: Erst 10 Datensätze testen, dann den Rest

Grenzen

Braucht Entwicklungs-Know-how (JavaScript/Python)
Wartungsaufwand bei API-Änderungen
Kein visuelles Monitoring (muss selbst gebaut werden)

Option 4: Automatisierter Import via Google Drive & Cloud – Der Till Freitag Approach

Unser bevorzugter Ansatz für wiederkehrende Imports: Pragmatisch, schnell und sicher.

Das Prinzip

Google Drive als Datalake – Der zentrale Ursprung eurer Rohdaten: CSV, Excel oder JSON landen in einem definierten Google Drive Ordner
Google Cloud Function als Trigger – Erkennt neue Dateien automatisch
Validierung & Transformation – Daten werden geprüft, formatiert, konvertiert und auf Wunsch angereichert (das geht auch hervorragend per KI)
monday.com API – Saubere Items werden ins Board geschrieben
Logging & Benachrichtigung – Erfolg/Fehler per Slack oder E-Mail

Warum dieser Ansatz?

Aspekt	Vorteil
Einfach	Google Drive kennt jeder – keine neue Plattform nötig
Skalierbar	Cloud Functions verarbeiten auch 100.000+ Zeilen
Sicher	Daten bleiben in eurem Google Workspace (DSGVO-konform)
Automatisch	Datei ablegen = Import startet
Nachvollziehbar	Jeder Import wird geloggt

Typischer Anwendungsfall

Ein Vertriebsteam bekommt wöchentlich eine Lead-Liste als Excel vom Marketing. Bisher: Manueller Import, 45 Minuten, fehleranfällig.

Mit dem Google Drive Approach:

Marketing legt die Datei in den vereinbarten Ordner
Cloud Function erkennt die neue Datei, validiert die Daten
Leads werden automatisch in monday.com CRM angelegt
Duplikate werden erkannt und gemergt
Team bekommt eine Slack-Nachricht: „47 neue Leads importiert, 3 Duplikate gemergt"

Anwendungsfall 2: Legacy-ERP ohne moderne Schnittstelle

Ein Vertriebsteam arbeitet mit einem alten ERP-System, das Daten nur als Excel-Datei exportieren kann – keine API, kein Webhook, keine direkte Integration möglich.

Mit dem Google Drive Approach:

ERP-Export wird (manuell oder automatisiert) in den Google Drive Ordner abgelegt
Cloud Function erkennt die Datei, parst die Excel-Struktur und validiert die Daten
Relevante Datensätze werden transformiert und als Items in monday.com angelegt
Fehlerhafte Zeilen werden geloggt, das Team wird benachrichtigt

So wird selbst ein Altsystem ohne API sauber an monday.com angebunden – ohne manuelles Copy-Paste.

Wann sinnvoll

Wiederkehrende Imports (wöchentlich, monatlich)
Nicht-technische Datenlieferanten (Marketing, Vertrieb, externe Partner)
Bereits im Google Workspace unterwegs
Audit-Trail wichtig (wer hat wann was importiert)

Vergleich: Welcher Weg für welchen Fall?

Kriterium	Excel/CSV	Middleware	Custom Skript	Google Drive Approach
Einmaliger Import	✅ Ideal	⚠️ Overkill	✅ Bei Masse	⚠️ Overkill
Regelmäßiger Import	❌ Manuell	✅ Ideal	✅ Möglich	✅ Ideal
Datenvolumen	Bis 5k	Bis 50k	Unbegrenzt	Unbegrenzt
Technisches Know-how	Keins	Wenig	Viel	Mittel (Setup)
Kosten	Keine	Pro Operation	Entwicklung	Google Cloud (minimal)
Fehlerbehandlung	Manuell	Eingebaut	Selbst gebaut	Eingebaut
DSGVO-Konformität	✅	⚠️ Prüfen	✅	✅ Google Workspace

Entscheidungshilfe

Stellt euch drei Fragen:

Wie oft? Einmalig → Excel. Regelmäßig → Middleware oder Google Drive.
Wie viel? Unter 5.000 Zeilen → Excel oder Middleware. Darüber → API oder Cloud.
Wer macht's? Nicht-Techniker → Excel oder Google Drive. Dev-Team → Custom Skript.

Fazit

Es gibt keinen universell besten Weg, Daten in monday.com zu importieren. Der Excel-Import ist perfekt für den schnellen Start, Middleware-Lösungen decken 80 % der Automatisierungsfälle ab, Custom Skripte geben volle Kontrolle, und der Google Drive Approach verbindet Einfachheit mit Automatisierung.

Wichtig ist: Plant den Import, bevor ihr loslegt. Ein sauberer Datenimport spart euch Wochen an Nacharbeit.

Wir unterstützen euch beim Setup und der Organisation eures Datenflusses – von der Quelle bis ins monday.com Board.

→ Import-Strategie besprechen