Finanzabteilung digitalisieren: Budget, Forecast & Reporting mit monday.com

Das Excel-Problem in der Finanzwelt

Ob interne Finanzabteilung, Finanzdienstleister oder Unternehmensberatung mit Finanzfokus – die Werkzeuge sind erstaunlich ähnlich: Excel, E-Mail, vielleicht ein ERP-System. Und obwohl diese Tools mächtig sind, stoßen sie an ihre Grenzen, sobald mehrere Menschen zusammenarbeiten müssen.

Budget-Versionen in 15 verschiedenen Excel-Dateien. Monatsabschlüsse, die tagelang dauern, weil Daten aus sechs Quellen zusammengezogen werden. Freigabeprozesse per E-Mail, bei denen niemand weiß, ob der CFO schon unterschrieben hat oder nicht.

Wo der Schmerz am größten ist

1. Budgetplanung als Teamarbeit – in Excel

Der Budgetprozess sollte eine strukturierte Teamarbeit sein: Abteilungsleiter planen, Controlling konsolidiert, Geschäftsführung entscheidet. In der Praxis: 20 Excel-Dateien per E-Mail verschickt, Versionen verwechselt, Formeln kaputt, Deadlines gerissen.

2. Monatsabschlüsse dauern zu lange

Der Monatsabschluss ist ein Prozess mit festen Schritten: Salden prüfen, Abgrenzungen buchen, Rückstellungen bilden, Report erstellen. Aber ohne Workflow-Tool wird jeder Schritt manuell angestoßen – und wenn eine Person krank ist, stockt alles.

3. Freigaben und Genehmigungen per Zuruf

Investitionsanträge, Budgetfreigaben, Vertragsunterschriften – diese Prozesse brauchen klare Schwellenwerte und dokumentierte Genehmigungen. Stattdessen: „Habe ich dem CFO letzte Woche per E-Mail geschickt, keine Antwort bisher."

4. Reporting ist Copy-Paste

Management-Reports werden quartalsweise erstellt – durch manuelles Zusammenführen von ERP-Daten, Excel-Kalkulationen und PowerPoint-Folien. Der Aufwand ist enorm, die Fehleranfälligkeit hoch.

5. Compliance und Audit-Trail fehlen

Wer hat die Budgetänderung genehmigt? Wann wurde die Rückstellung gebucht? Warum wurde der Investitionsantrag abgelehnt? Ohne Audit-Trail sind diese Fragen bei der nächsten Prüfung ein Problem.

monday.com für Finanzprozesse

Budget-Board mit Live-Tracking

Ein Board für den gesamten Budgetprozess:

• Kostenstelle / Abteilung als Gruppen
• Budget-Position mit Plan, Ist und Abweichung
• Eingabe durch Abteilungsleiter direkt im Board (statt per Excel)
• Automatische Konsolidierung in einer Gesamtübersicht
• Versionshistorie – welche Änderung wann von wem

Monatsabschluss-Workflow

Ein strukturierter Prozess als Board:

1. Saldenabstimmung → Verantwortlich: Buchhaltung → Frist: 3. Werktag
2. Abgrenzungsbuchungen → Verantwortlich: Controlling → Frist: 5. Werktag
3. Rückstellungen prüfen → Verantwortlich: Controlling → Frist: 7. Werktag
4. Report erstellen → Verantwortlich: Head of Finance → Frist: 8. Werktag
5. Review & Freigabe → Verantwortlich: CFO → Frist: 10. Werktag

Jeder Schritt wird automatisch an die nächste Person übergeben. Der Status ist jederzeit sichtbar – kein Nachfragen nötig.

Freigabe-Workflows mit Schwellenwerten

Klare Regeln für Genehmigungen:

• < 1.000 €: Automatische Freigabe
• 1.000 – 10.000 €: Abteilungsleiter genehmigt
• 10.000 – 50.000 €: CFO genehmigt
• > 50.000 €: Geschäftsführung + Aufsichtsrat

Jede Freigabe wird dokumentiert – mit Zeitstempel, Genehmiger und optionalem Kommentar. Vollständiger Audit-Trail.

Investitions-Tracker

Alle geplanten und laufenden Investitionen im Überblick:

• Investitionsvorhaben mit Beschreibung und Business Case
• Genehmigungsstatus (Beantragt → Genehmigt → In Umsetzung → Abgeschlossen)
• Budget (Plan, freigegeben, verbraucht, Restbudget)
• ROI-Tracking nach Umsetzung

Automatisierungen für Finanzteams

• Monatsanfang → Abschluss-Workflow starten: Automatisch alle Aufgaben erstellt und zugewiesen
• Freigabeanfrage → Routing nach Betrag: Automatisch an den richtigen Genehmiger
• Budget-Abweichung > 10 % → Alert: CFO wird sofort informiert
• Quartal vorbei → Report-Vorlage erstellen: Automatisch mit aktuellen Daten vorausgefüllt
• Frist überschritten → Eskalation: Automatisch an den nächsten Vorgesetzten

Für die Finanzbranche: Besondere Anforderungen

Finanzdienstleister, Versicherungen und Vermögensverwalter haben zusätzliche Anforderungen:

Regulatorische Compliance

• MaRisk, DORA, MiFID II – Dokumentationspflichten und Prozessnachweise
• monday.com als Nachweis-System für regulatorische Prozesse
• Automatische Archivierung und Audit-Trail

Mandanten- und Portfoliomanagement

• Mandantenübersicht mit AUM, Risikoprofil und nächstem Gespräch
• Portfolioveränderungen getrackt und dokumentiert
• Beratungsprotokolle zentral abgelegt

Projekt-PMO für Regulatorik-Projekte

IT-Migrationen, DORA-Umsetzung, ESG-Reporting-Einführung – die Finanzbranche hat ständig regulatorisch getriebene Projekte, die strukturiertes Projektmanagement erfordern.

Datenschutz und Sicherheit

Finanzdaten sind sensibel. monday.com bietet:

• SOC 2 Type II und ISO 27001 Zertifizierung
• Verschlüsselung in Transit (TLS 1.2+) und at Rest (AES-256)
• EU-Hosting (Frankfurt) verfügbar
• Granulare Berechtigungen – nicht jeder sieht jedes Budget
• Audit-Log – wer hat wann was geändert
• DSGVO-konform mit DPA

Praxisbeispiel: Controlling-Team eines Mittelständlers

Ein Unternehmen mit 400 Mitarbeitern hat seine Finanzprozesse teilweise auf monday.com verlagert:

• Budgetprozess von 6 Wochen auf 3 Wochen verkürzt – keine Excel-Versionen-Hölle mehr
• Monatsabschluss von 12 auf 7 Werktage reduziert – klare Verantwortlichkeiten und automatische Übergaben
• Investitionsanträge mit vollständigem Audit-Trail – Wirtschaftsprüfer begeistert
• Freigabeprozesse transparent und nachverfolgbar – CFO spart 3 Stunden pro Woche

Fazit: Finanzen brauchen Workflow, nicht nur Tabellen

Excel wird bleiben – für Kalkulationen, Analysen und Ad-hoc-Berechnungen ist es unschlagbar. Aber für alles, was Zusammenarbeit, Freigaben, Fristen und Nachverfolgbarkeit erfordert, braucht es ein Workflow-Tool.

monday.com ersetzt kein ERP und kein Excel. Es schließt die Lücke dazwischen – den Raum, in dem Budgets besprochen, Freigaben erteilt und Abschlüsse koordiniert werden. Und genau dort entsteht der größte Effizienzgewinn.