monday.com Workflows vs. Automations: Was ist der Unterschied – und wann nutzt ihr was?

Zwei Tools, ein Ziel: Weniger manuelle Arbeit

monday.com bietet zwei unterschiedliche Werkzeuge zur Prozessautomatisierung: Automations und Workflows. Beide eliminieren manuelle Arbeit – aber sie unterscheiden sich grundlegend in Komplexität, Flexibilität und Einsatzzweck.

Die Kurzversion:

• Automations = Einfache Wenn-Dann-Regeln auf Board-Ebene
• Workflows = Visuelle Multi-Step-Prozesse mit Logik, Verzweigungen und Pausen

Automations: Die schnellen Helfer

Automations kennt jeder, der monday.com nutzt. Sie bestehen aus Trigger → Bedingung (optional) → Aktion und werden direkt auf einem Board angelegt.

Typische Einsatzgebiete:

• Status ändert sich → Person zuweisen
• Datum erreicht → Erinnerung senden
• Element erstellt → Standardwerte setzen
• Status = Done → Element in Gruppe verschieben

Stärken:

• Blitzschnelle Einrichtung (unter 1 Minute)
• Über 200 vorgefertigte Rezepte
• Keine technischen Vorkenntnisse nötig
• Sofort aktiv nach dem Speichern

Grenzen:

• Nur einfache Wenn-Dann-Logik – kein If/Else-Branching
• Dynamische Werte nur vom Trigger, nicht aus vorherigen Schritten
• Ab 6–7 Schritten wird es unübersichtlich
• Gelöschte Automations können nicht wiederhergestellt werden
• Kein Delay/Pause zwischen Schritten möglich

Für einen Deep-Dive in native Automations empfehlen wir unseren Automations-Artikel.

Workflows: Der visuelle Prozess-Builder

Der Workflow Builder ist monday.coms Antwort auf komplexe, mehrstufige Prozesse. Er bietet eine visuelle Oberfläche, auf der ihr ganze Geschäftsprozesse als Flussdiagramm abbildet – mit Verzweigungen, Bedingungen und Wartezeiten.

Was Workflows anders machen:

• If/Else-Bedingungen: Verschiedene Pfade je nach Szenario (z. B. „Wenn Priorität = Hoch → eskalieren, sonst → normal weiterleiten")
• Dynamische Werte aus allen vorherigen Schritten: Nicht nur vom Trigger, sondern aus jedem Block im Workflow
• Delay-Blöcke: Pausen zwischen Schritten einbauen (z. B. „Warte 24 Stunden, dann sende Follow-up")
• Visuelle Darstellung: Der gesamte Prozess ist als Flussdiagramm sichtbar – auch für Nicht-Techniker sofort verständlich
• Archivieren & Wiederherstellen: Im Gegensatz zu Automations können Workflows archiviert und aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden

Wo leben Workflows?

Workflows werden auf Workspace-Ebene erstellt und existieren dort als eigenständige Objekte – neben euren Boards, nicht innerhalb eines Boards.

Der direkte Vergleich

Feature	Automations	Workflows
Komplexität	Einfach (A → B)	Komplex (A → Z mit Logik)
Einrichtung	Auf dem Board	Im Workspace
If/Else-Bedingungen	❌ (nur einfache Bedingungen)	✅ Multi-Branching
Dynamische Werte	Nur vom Trigger	Aus allen vorherigen Blöcken
Delay/Pause	❌	✅
Cross-Board	✅ (begrenzt)	✅ (umfassend)
Visuelle Darstellung	Liste	Flussdiagramm
Wiederherstellen	❌	✅ (Archiv & Papierkorb)
Verfügbarkeit	Ab Standard	Ab Pro

Wann nutzt ihr was?

Nutzt Automations, wenn…

• …ihr eine einfache Wenn-Dann-Regel braucht
• …die Automatisierung auf einem Board bleibt
• …ihr schnell etwas einrichten wollt ohne viel Planung
• …der Prozess linear ist (keine Verzweigungen nötig)

Nutzt Workflows, wenn…

• …der Prozess mehrere Schritte mit Bedingungen hat
• …ihr verschiedene Pfade je nach Situation braucht (If/Else)
• …Wartezeiten zwischen Schritten nötig sind (z. B. Genehmigungsprozesse)
• …ihr boardübergreifende Prozesse mit komplexer Logik abbildet
• …das ganze Team den Prozess visuell verstehen soll

Praxisbeispiel: Approval-Prozess

Mit Automations (3 separate Regeln):

Automation 1: Wenn Status = "Review" → Person zuweisen
Automation 2: Wenn Status = "Approved" → Element verschieben
Automation 3: Wenn Status = "Rejected" → Benachrichtigung senden

Das funktioniert – aber jede Regel existiert isoliert. Es gibt keine Verbindung zwischen den Schritten und keine Übersicht über den Gesamtprozess.

Mit Workflows (1 visueller Prozess):

Trigger: Status ändert sich zu "Review"
→ Approver zuweisen
→ Benachrichtigung senden
→ Warte auf Statusänderung
  → IF Status = "Approved"
      → Element in "Ready" Gruppe verschieben
      → Task in nächstem Board erstellen
  → ELSE IF Status = "Rejected"
      → Benachrichtigung an Ersteller
      → Status zurücksetzen

Ein Prozess, eine Ansicht, vollständige Logik.

Beide zusammen nutzen: Die beste Strategie

In der Praxis schließen sich Automations und Workflows nicht gegenseitig aus. Die beste Strategie:

1. Automations für die Quick Wins: Statusänderungen, Benachrichtigungen, einfache Zuweisungen
2. Workflows für die Kernprozesse: Onboarding, Genehmigungen, mehrstufige Eskalationen
3. Automation Hub für den Überblick: Alle Automations und Workflows zentral im Automation Hub verwalten

Und wenn beides nicht reicht?

Sowohl Automations als auch Workflows haben ihre Grenzen – besonders bei Multi-System-Integrationen, komplexen Datentransformationen oder Schleifen über Datensätze. In diesen Fällen braucht ihr eine Middleware-Plattform wie Make oder n8n.

Unsere Erfahrung zeigt: Teams, die monday.com ernsthaft nutzen, arbeiten früher oder später mit einer Kombination aus nativen Automations + Workflows + externer Middleware. Je früher ihr euch mit allen drei Ebenen vertraut macht, desto reibungsloser skalieren eure Prozesse.

Fazit

Automations und Workflows sind keine Konkurrenten – sie sind komplementäre Werkzeuge auf einem Spektrum von einfach bis komplex. Der Schlüssel liegt darin, das richtige Tool für den richtigen Anwendungsfall zu wählen:

• Einfach und schnell? → Automation
• Komplex und visuell? → Workflow
• Systemübergreifend? → Middleware

Ihr wollt eure Prozesse auf das nächste Level bringen? Lasst uns in einem Workshop gemeinsam draufschauen – wir helfen euch, die richtige Kombination aus Automations, Workflows und Middleware für euer Setup zu finden. 🚀