Datenautomatisierung für Leitz Cine mit Knots Studio

Ausgangslage

Leitz nutzt monday.com zur Verwaltung interner Kunden- und Auftragsdaten. Ein separates System speist den Rental Locator auf der Website – eine Funktion, die Filmemachern hilft, das nächste verfügbare Equipment zu finden. Bis vor Kurzem übertrugen zwei Mitarbeitende die Daten manuell zwischen diesen Systemen.

• Fehleranfällig – schon ein Tippfehler konnte dazu führen, dass ein Kunde wichtige Kontaktdaten nicht fand
• Zeitaufwändig und ineffizient
• Ein Engpass, der qualifizierte Mitarbeitende von wertschöpfender Arbeit abhielt

Warum Knots Studio?

Für dieses Projekt haben wir Knots Studio als Automatisierungsplattform gewählt. Knots Studio ist spezialisiert auf Daten-Workflows innerhalb des monday.com-Ökosystems und bietet eine flexible, visuelle Oberfläche zum Aufbau komplexer Automatisierungen – ohne Code, aber mit der Tiefe, die Enterprise-Kunden brauchen.

Technische Umsetzung

Die Lösung verbindet das interne monday.com-Setup von Leitz mit dem externen Website-System:

• Automatischer Export vertriebsrelevanter Kundendaten aus monday.com
• Strukturierung und Übermittlung der Daten an das System hinter dem Rental Locator
• Echtzeit-Updates ohne manuellen Eingriff
• Konsistente, fehlerfreie Informationen für Kunden und interne Teams

Ergebnisse im Detail

Nach dem Launch der Automatisierung berichtet Leitz von deutlichen Verbesserungen:

• Manuelle Dateneingabe eliminiert – das Risiko kostspieliger Fehler ist gebannt
• Sofortige Updates auf der Website – Kunden sehen immer aktuelle Verfügbarkeiten
• Mitarbeitende verbringen weniger Zeit mit Routine-Updates und mehr mit kreativer, dringender Arbeit
• Verbesserte Customer Experience, besonders in zeitkritischen Produktionsumgebungen

Ausblick

Auf diesem Erfolg aufbauend plant Leitz bereits weitere Automatisierungen – etwa Dokument-Workflows, die wichtige Dateien direkt über die Website für Kunden zugänglich machen.