Logistik & Supply Chain: Automatisierung von Bestellprozessen und Lieferketten

Warum Logistik und Supply Chain ein Automatisierungsproblem haben

Logistik- und Supply-Chain-Teams sind das Rückgrat jedes produzierenden Unternehmens. Sie sorgen dafür, dass Material ankommt, Produkte ausgeliefert werden und die Lieferkette nicht reißt. Und sie tun das oft mit erstaunlich wenig digitaler Unterstützung.

In vielen Unternehmen sieht die Realität so aus:

• Bestellungen werden per E-Mail ausgelöst und in Excel getrackt
• Lieferanten-Status wird telefonisch abgefragt
• Lagerbestände sind im ERP, aber die Nachbestellschwellen werden manuell überwacht
• Retouren haben keinen standardisierten Prozess

Das funktioniert – bis es nicht mehr funktioniert. Und dann wird es teuer.

Die fünf Automatisierungs-Lücken

1. Bestellprozesse ohne Workflow

Eine Bestellung durchläuft typischerweise 5–7 Schritte: Bedarfsmeldung, Angebotseinholung, Freigabe, Bestellung, Lieferüberwachung, Wareneingang, Rechnungsprüfung. In vielen Unternehmen ist jeder dieser Schritte manuell – mit E-Mails, Telefonaten und Excel-Listen.

2. Lieferanten-Performance nicht gemessen

Welcher Lieferant liefert pünktlich? Wer hat die beste Qualität? Wer ist zu teuer? Ohne systematisches Tracking basieren Lieferantenentscheidungen auf Gewohnheit statt auf Daten.

3. Bestandsmanagement reaktiv statt proaktiv

Nachbestellt wird, wenn etwas fehlt – nicht, wenn der Bestand unter die Schwelle fällt. Das Ergebnis: Produktionsstillstände oder überfüllte Lager.

4. Retouren-Chaos

Retouren sind der unbeliebte Teil der Logistik. Oft gibt es keinen standardisierten Prozess, keine klaren Zuständigkeiten und keine Analyse, warum Retouren überhaupt entstehen.

5. ERP als Datenfriedhof

Das ERP-System enthält alle Daten – aber niemand kann sie nutzen. Reports sind kompliziert zu erstellen, und die Benutzeroberfläche ist so angenehm wie eine Steuererklärung.

Automatisierung mit monday.com und Make

Bestellworkflow End-to-End

Der gesamte Bestellprozess als automatisierter Workflow:

1. Bedarfsmeldung per Formular (von jeder Abteilung)
2. Automatische Prüfung: Ist der Artikel im Rahmenvertrag? → Direkte Bestellung. Nicht im Vertrag? → Angebotseinholung
3. Freigabe basierend auf Betrag: < 500 € automatisch, 500–5.000 € Abteilungsleiter, > 5.000 € Geschäftsführung
4. Bestellung an Lieferant per automatisierter E-Mail mit Bestellformular
5. Lieferüberwachung: Status-Tracking mit automatischer Erinnerung bei Überfälligkeit
6. Wareneingang: Bestätigung per App, automatischer Abgleich mit Bestellung
7. Rechnungsprüfung: Automatischer Abgleich Rechnung vs. Bestellung vs. Wareneingang

Lieferanten-Scorecard

Ein automatisch gepflegtes Dashboard pro Lieferant:

• Liefertreue (Prozent pünktlicher Lieferungen)
• Qualitätsquote (Prozent reklamationsfreier Lieferungen)
• Preistendenz (Entwicklung über Zeit)
• Reaktionszeit (Wie schnell werden Anfragen beantwortet?)

Die Daten werden automatisch aus Bestellungen, Wareneingängen und Reklamationen berechnet.

ERP-Integration via Make

Make (ehemals Integromat) verbindet monday.com mit eurem ERP-System:

• Bestandsdaten werden regelmäßig synchronisiert
• Bestellungen aus monday.com werden ins ERP geschrieben
• Wareneingänge aus dem ERP aktualisieren den Status in monday.com
• Rechnungsdaten werden abgeglichen

Das ERP bleibt das führende System für Buchung und Bestand – monday.com wird die Steuerungsebene für Workflows und Entscheidungen.

Retouren-Management

Ein standardisierter Retouren-Prozess:

1. Retourenmeldung mit Grund, Foto und Artikeldaten
2. Automatische Kategorisierung: Qualitätsmangel, Falschlieferung, Überbestellung
3. Routing an verantwortliche Abteilung: QM, Einkauf oder Lager
4. Lieferanten-Reklamation automatisch ausgelöst bei Qualitätsmangel
5. Analyse-Dashboard: Welche Artikel werden am häufigsten retourniert? Welcher Lieferant?

Automatisierungen im Detail

• Bestand unter Schwelle → Nachbestellung: Automatische Bedarfsmeldung basierend auf ERP-Daten
• Lieferung überfällig → Eskalation: Automatische Mahnung an Lieferant und Einkauf
• Wareneingang ≠ Bestellung → Reklamation: Abweichungen werden sofort geflaggt
• Retoure → Lieferanten-Score: Jede Retoure fließt automatisch in die Lieferantenbewertung
• Wöchentlicher Logistik-Report: Automatisch generiert mit KPIs

Praxisbeispiel: Mittelständischer Maschinenbauer

Ein Maschinenbauer mit 200 Mitarbeitern hat seinen Beschaffungsprozess automatisiert:

• Bestelldauer von durchschnittlich 4 Tagen auf 1 Tag reduziert
• Maverick-Spending (Bestellungen ohne Freigabe) um 90 % eliminiert
• Lieferanten-Performance erstmals messbar – 3 Lieferanten wurden gewechselt
• Lagerhaltungskosten um 15 % gesenkt durch proaktive Nachbestellung

Fazit: Kontrolle statt Chaos

Logistik und Supply Chain sind zu wichtig, um auf E-Mail und Excel zu basieren. Automatisierung bedeutet nicht, Menschen zu ersetzen – sondern ihnen die repetitiven Aufgaben abzunehmen, damit sie sich auf Ausnahmen, Verhandlungen und Optimierung konzentrieren können.

Der Einstieg muss nicht das ganze System umfassen. Startet mit dem Bestellworkflow oder dem Retouren-Prozess – ein einzelner automatisierter Prozess zeigt schnell, wie viel Potenzial in der gesamten Lieferkette steckt.