Notion ist beliebt – aber wofür?

Notion hat sich als All-in-One Workspace einen Namen gemacht. Docs, Wikis, Datenbanken, Kanban-Boards – alles in einer hübschen, minimalistischen Oberfläche. Für persönliche Notizen, Knowledge Bases und Content-Planung ist Notion hervorragend.

Aber dann passiert etwas: Ein Team wächst. Projekte werden komplex. Deadlines müssen eingehalten werden. Abhängigkeiten tauchen auf. Und plötzlich stößt Notion an seine Grenzen – weil es nie als Projektmanagement-Tool gebaut wurde.

Die Unternehmen im Überblick

Kennzahl	monday.com	Notion
Gründung	2012	2013
Hauptsitz	Tel Aviv, Israel	San Francisco, USA
Mitarbeiter	~2.200	~800
Umsatz (2025)	~1,2 Mrd. $	~600 Mio. $ ARR
Kunden	225.000+	100 Mio.+ Nutzer
Entwickler (geschätzt)	~800	~350
Börse / Status	NASDAQ (MNDY)	Privat
Bewertung	~15 Mrd. $	~11 Mrd. $
Letzte Finanzierung	IPO 2021 (574 Mio. $)	Series C (275 Mio. $, 2021)
Marktanteil (geschätzt)	~15 % (Work Management)	~8 % (Productivity)

Notion hat viele Nutzer, aber der Großteil nutzt das Tool gratis. monday.com ist börsennotiert und hat dreimal so viele zahlende Organisationen.

Der fundamentale Unterschied

Notion ist ein flexibler Dokumenten-Workspace mit Datenbankfunktionen. monday.com ist ein Work OS – eine Plattform, die speziell für die Steuerung von Arbeit, Prozessen und Teams entwickelt wurde.

Das klingt nach Marketing-Sprech, zeigt sich aber in der täglichen Arbeit:

Kriterium	monday.com	Notion
Projektplanung	⭐⭐⭐⭐⭐ – Gantt, Timeline, Workload nativ	⭐⭐ – Nur über Workarounds
Automatisierungen	⭐⭐⭐⭐⭐ – 200+ No-Code Recipes	⭐⭐ – Nur über externe Tools
Abhängigkeiten	✅ Nativ mit visueller Darstellung	❌ Nicht vorhanden
Dashboards & Reporting	⭐⭐⭐⭐⭐ – Multi-Board Dashboards	⭐⭐ – Begrenzte Datenbankansichten
Ressourcenplanung	✅ Workload-Ansicht	❌ Nicht vorhanden
Integrationen	200+ native + Make/Zapier	70+ native + Zapier
Benutzerfreundlichkeit	⭐⭐⭐⭐⭐ – Sofort produktiv	⭐⭐⭐⭐ – Flexibel, aber Setup-intensiv
Wiki & Docs	⭐⭐⭐ – WorkDocs (solide)	⭐⭐⭐⭐⭐ – Kernkompetenz
AI-Features	⭐⭐⭐⭐⭐ – Sidekick, Agents, Vibe Coding	⭐⭐⭐⭐ – Notion AI (gut für Text)
Enterprise-Readiness	⭐⭐⭐⭐⭐ – SOC 2, HIPAA, Governance	⭐⭐⭐⭐ – SOC 2 vorhanden

5 Gründe, warum Notion im Projektmanagement scheitert

1. Keine echten Automatisierungen

Das ist der größte Dealbreaker. In monday.com baust du in 2 Minuten eine Automatisierung:

„Wenn Status sich ändert zu ‚Done' → benachrichtige Manager → verschiebe Item in Archiv-Gruppe → aktualisiere Dashboard"

In Notion? Geht nicht. Du brauchst Zapier, Make oder eine API-Integration – und selbst dann ist die Flexibilität begrenzt. Für jedes Team, das mehr als 5 Personen hat, ist das ein massiver Produktivitätsverlust.

2. Keine Abhängigkeiten und Timelines

Projekte bestehen aus Aufgaben, die voneinander abhängen. Task B kann erst starten, wenn Task A fertig ist. In monday.com siehst du das in der Timeline-Ansicht mit visuellen Abhängigkeiten – verschiebst du Task A, verschiebt sich Task B automatisch.

Notion hat keine native Abhängigkeitsfunktion. Du kannst Relations zwischen Datenbanken erstellen, aber das ist kein Ersatz für echtes Dependency-Management. Keine automatische Verschiebung, keine kritischen Pfade, keine Meilenstein-Tracking.

3. Keine Workload-Planung

Wer arbeitet gerade an was? Wer ist überlastet? Wer hat Kapazitäten? monday.com beantwortet das mit der Workload-Ansicht – ein visuelles Tool, das Aufwand pro Person über Boards hinweg aggregiert.

In Notion musst du dir diese Information manuell zusammensuchen. Es gibt keine native Ressourcenplanung, keine Kapazitätsansicht, kein Effort-Tracking.

4. Dashboards: Berichte vs. Datenbank-Views

monday.com Dashboards aggregieren Daten aus mehreren Boards in einem Überblick: Budgets, Timelines, Fortschritt, Auslastung – alles auf einen Blick, mit 30+ Widget-Typen.

Notion bietet Datenbankansichten – Tabellen, Kanban, Kalender, Gallery. Das ist nützlich für einzelne Datenbanken, aber es fehlt die Möglichkeit, Daten aus verschiedenen Quellen in einem einzigen Dashboard zusammenzuführen. Für Management-Reporting ist das unzureichend.

5. Skalierung: Die Notion-Falle

Notion funktioniert großartig, solange das Team klein ist und die Struktur überschaubar bleibt. Aber mit wachsender Teamgröße passiert Folgendes:

• Seiten-Chaos: Hunderte verschachtelte Seiten, die niemand mehr findet
• Performance: Große Datenbanken werden spürbar langsamer
• Berechtigungen: Komplexes Permission-Management über Workspace, Teamspaces und Seiten
• Onboarding: Neue Teammitglieder brauchen Tage, um die Struktur zu verstehen

monday.com skaliert by design: Klare Board-Struktur, Workspaces für Abteilungen, rollenbasierte Berechtigungen und ein Konzept, das auch bei 500+ Usern funktioniert.

Wo Notion besser ist

Ehrlich gesagt – in einigen Bereichen ist Notion die bessere Wahl:

• Knowledge Management: Notion ist das beste Wiki-Tool auf dem Markt. Verschachtelte Seiten, Datenbank-Relations, flexible Templates – für Dokumentation und Wissensmanagement ungeschlagen.
• Content-Planung: Für Editorial Calendars und Content-Pipelines ist Notions Flexibilität ein Vorteil.
• Persönliche Produktivität: Als persönliches Second Brain ist Notion hervorragend.
• Preis für kleine Teams: Das Free-Tier ist großzügiger als bei monday.com.

Aber…

Sobald es um operative Arbeit geht – Projekte steuern, Teams koordinieren, Prozesse automatisieren – fehlen Notion die fundamentalen Werkzeuge. Es ist wie der Unterschied zwischen einem Schweizer Taschenmesser und einer professionellen Werkstatt.

Preisvergleich

Plan	monday.com	Notion
Free	Bis 2 User	Unbegrenzt (limitiert)
Basic/Plus	ab 9 €/User/Monat	ab 10 $/User/Monat
Standard/Business	ab 12 €/User/Monat	ab 15 $/User/Monat
Pro/Enterprise	ab 16 €/User/Monat	Auf Anfrage
Enterprise	Auf Anfrage	Auf Anfrage

Die Preise sind vergleichbar – aber der Funktionsumfang für Projektmanagement ist bei monday.com dramatisch größer. Bei Notion zahlst du für ein besseres Wiki. Bei monday.com für ein komplettes Work OS.

Die hybride Lösung: monday.com + Notion

Viele Teams, die wir beraten, nutzen tatsächlich beide Tools:

• Notion für Wiki, Dokumentation und Knowledge Base
• monday.com für Projektmanagement, Automatisierungen und operative Steuerung

Das funktioniert gut, weil die Tools unterschiedliche Stärken haben. Über Make oder Zapier lassen sich beide verbinden – z. B. wenn ein Projekt in monday.com abgeschlossen wird, wird automatisch eine Retrospektive-Seite in Notion erstellt.

Für wen ist was?

Notion passt, wenn du…

• Primär Dokumentation und Wissensmanagement brauchst
• Ein kleines Team (< 10) mit einfachen Projekten hast
• Content-Planung und persönliche Produktivität im Fokus stehen
• Kein Budget für separate Tools hast

monday.com passt, wenn du…

• Echtes Projektmanagement mit Timelines und Abhängigkeiten brauchst
• Automatisierungen für wiederkehrende Prozesse willst
• Mehrere Teams und Abteilungen koordinierst
• Reporting und Dashboards für Stakeholder benötigst
• CRM, Entwicklung oder Support auf derselben Plattform laufen sollen

Unser Fazit

Notion ist ein brillantes Dokumentations-Tool, das sich als Projektmanagement-Lösung verkleidet. Solange du nur Aufgaben in Listen packst und Kanban-Boards schiebst, funktioniert es. Sobald du echtes Projektmanagement brauchst – mit Automatisierungen, Abhängigkeiten, Dashboards und Skalierung – ist monday.com die einzig sinnvolle Wahl.

Nicht weil Notion schlecht ist – sondern weil es für einen anderen Zweck gebaut wurde.

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