Warum zwei Tools statt einem?

Agenturen stehen vor einem klassischen Dilemma: monday.com ist hervorragend für Projektmanagement, Task-Steuerung und Kundenkommunikation – aber für Zeiterfassung, Budgetkontrolle und Abrechnung gibt es spezialisierte Tools, die das schlicht besser können.

MOCO ist genau so ein Tool. Als Agenturmanagement-Software deckt es Zeiterfassung, Angebotswesen, Rechnungsstellung und Budgetüberwachung ab – alles, was monday.com bewusst nicht priorisiert.

Die Frage ist nicht entweder/oder, sondern: Wie verbindet man beide optimal?

Die Architektur: Wer macht was?

Bereich	monday.com	MOCO
Projektplanung	✅ Boards, Gantt, Workload	–
Task Management	✅ Items, Subitems, Abhängigkeiten	–
Kundenkommunikation	✅ Updates, E-Mail-Integration	–
Zeiterfassung	–	✅ Timer, Stundenbuchung
Budgetkontrolle	–	✅ Soll/Ist, Rentabilität
Rechnungsstellung	–	✅ Angebote → Rechnungen
Reporting	✅ Dashboards	✅ Finanz-Reports

make.com als Brücke

Die Integration zwischen monday.com und MOCO läuft über make.com – die visuelle Automatisierungsplattform, die beide Systeme bidirektional verbindet.

Szenario 1: Projekte synchronisieren

Wird in monday.com ein neues Projekt-Board erstellt, legt make.com automatisch ein entsprechendes Projekt in MOCO an – inklusive Budget, Kunde und Zeitrahmen.

Szenario 2: Zeitbuchungen nach monday.com übertragen

Das Herzstück der Integration: MOCO-Zeitbuchungen werden automatisch auf Projekt- und Task-Ebene nach monday.com übertragen. Das ermöglicht:

• Echtzeit-Budgetkontrolle direkt im monday.com Dashboard
• Soll/Ist-Vergleiche auf Board-Ebene
• Transparente Auslastung für Projektleiter und Stakeholder

Szenario 3: Status-Synchronisation

Wird ein Task in monday.com auf „Erledigt" gesetzt, kann make.com die zugehörige Aktivität in MOCO abschließen – und umgekehrt.

Was ihr davon habt

Volle Transparenz

Jeder im Team sieht den aktuellen Stand – Projektmanager in monday.com, Controller in MOCO. Keine doppelte Datenpflege, keine widersprüchlichen Zahlen.

Korrekte Budgets

Wenn Zeitbuchungen automatisch fließen, stimmen die Zahlen. Kein manuelles Übertragen, kein Vergessen, keine Überraschungen bei der Abrechnung.

Skalierbarkeit

Die make.com-Szenarien wachsen mit eurer Agentur. Neue Projekte, neue Kunden, neue Workflows – einmal aufgesetzt, läuft es.

So sieht der Datenfluss aus

monday.com (Projekt erstellt)
    ↓ make.com
MOCO (Projekt angelegt)
    ↓
Team bucht Zeiten in MOCO
    ↓ make.com
monday.com (Stunden auf Task-Ebene aktualisiert)
    ↓
Dashboard zeigt Budget-Status in Echtzeit

Erweiterungsmöglichkeiten

Die Grundintegration ist erst der Anfang. Über make.com lassen sich weitere Tools anbinden:

• Billomat/lexoffice – Rechnungen aus MOCO automatisch an die Buchhaltung
• Slack – Benachrichtigungen bei Budget-Überschreitung
• Google Sheets – Monatliche Reports automatisch generieren
• HubSpot/Pipedrive – Kundendaten synchron halten

Fazit

Die Kombination aus monday.com + MOCO + make.com ist das Setup, das wir Agenturen im DACH-Raum empfehlen. Jedes Tool spielt seine Stärke aus – und make.com sorgt dafür, dass alle Daten dort landen, wo sie gebraucht werden.

Für internationale Agenturen, die ein integriertes PM brauchen, ist Teamleader Orbit eine spannende Alternative – allerdings ohne DATEV-Export.

Volle Transparenz. Korrekte Budgets. Null Doppelarbeit.

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